¿Por qué hay un tiempo máximo para las reuniones en Scrum?

Seguro que alguna vez, leyendo la guía Scrum, nos hemos preguntado por el énfasis que hace en que todos los eventos sean acotados en el tiempo ( «Time-box»). A ver si te suena esto:

Convocatoria de reunión, lunes 10:00 am. Ni muy temprano para que nos dé tiempo de llegar a todos, ni muy tarde para que podamos extendernos sin problema en caso de que sea  necesario. Tiempo previsto de reunión 1 hora.

10:05. Llegas a la sala de reuniones, solo está Paco que no sabe ni para qué es la reunión, pero como le ha llegado la convocatoria, pues asiste.

10:10. Llegan Clara y Juan tomando café. Sale Paco a por un café, que la mañana promete ser larga.

10:20. Llega el jefe hablando por teléfono.

10:30. Vuelve Paco con su café, charlando con Arturo, que no se había enterado de que teniamos reunión.

10:35. El jefe cuelga el telefono.

10:38. Iniciamos la reunión. Comienza el jefe hablando sobre la necesidad que teníamos de tener esta reunión y lo transcendental que es para el devenir de la empresa, nos da datos sobre la poca productividad que estamos teniendo y pide nuestra opinión.

10:55. Paco opina que la máquina de café está un poco lejos de todo y se pierde mucho tiempo entre café y café y bla bla ba…

11:20. Arturo, que ha estado todo el rato perdido en la pantalla de su móvil, sugiere que lo mejor es que se utilice una app para que las convocatorias de reunión nos lleguen a todos al móvil y así poder planificarnos mejor.

11:45. Sale Clara que ha recibido una llamada importantísima de un cliente y que tiene que atender. Juan opina que el tema de la máquina de café no es importante, porque a él le queda al lado de su mesa, pero que el baño si que está lejos y además ya que ha salido a colación, hay alguien que no cierra la tapa cuando lo utiliza.

12:05. Paco también se queja de la tapa abierta del baño y propone que lo mejor es poner un letrero para recordar que se tiene que cerrar.

12:12. El jefe recibe una llamada y sale.

12:15. Regresa Clara y comenta la conversación con el cliente, que es superaficionado del Real Madrid y le ha contado todos los pormenores del último partido. Todos comentan de forma eufórica los mismos detalles sobre el partido del que hablaba Clara con el cliente.

13:01. Regresa el jefe y viendo la hora que es, propone seguir por la tarde la reunión para intentar llegar a alguna conclusión…

Por ello Scrum propone una de sus principales reglas, de las pocas que en realidad tiene: Todos los eventos o ceremonias, han de tener un tiempo máximo para realizarse y además debe de ser un tiempo bastante ajustado de forma que haya tiempo suficiente para alcanzar los objetivos propuestos, pero sin desperdiciarlo. (Recordemos que una de las máximas del agilismo es evitar el desperdicio en el proceso).

El objetivo principal de esto es mantener el foco. Si sabemos que la reunión tiene un tiempo máximo, nos centraremos en lo importante y además como todas las reuniones en Scrum tienen objetivos marcados en forma de “output”( utilizando terminología del Project Management tradicional), es mucho más fácil que sean instrumentos efectivos de organización.

Por otro lado, el tiempo durante el que se trabaja para obtener un Incremento de Producto Terminado, es decir, el Sprint, también está acotado a una duración máxima de un mes. De otra manera, si el Sprint tuviese un horizonte temporal muy largo crece la complejidad de lo que se tiene que entregar y  por lo tanto, el riesgo también aumenta.

Así pues, este mal necesario que son las reuniones, lo ataja Scrum mediante la limitación temporal, que debe de ser cumplida de forma escrupulosa.

Pero…¿Qué pasa si no da tiempo?¿Podemos prorrogar o convocar una segunda reunión?

En ningún caso. Si no da tiempo de terminar con los puntos que se pretendían tratar en la reunión, se continúa con el normal devenir del Sprint, porque de lo contrario quedará, en la cultura del Equipo, la sensación de que no pasa nada por alargar los eventos y por lo tanto habremos perdido la gran aportación de la práctica de acotar el tiempo o  “Time-Box”: Mantenernos enfocados en aportar valor.

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